• Voici tout ce que j’ai organisé pour la Fête du Chapelier 2023, qui marque, pour moi, la rentrée des salons. Les visiteurs ne s’imaginent pas toujours la quantité de préparatifs nécessaires en amont d’un salon du livre. Mais c’est très plaisant, je trouve, de ce projeter sur un futur salon. Surtout un salon organisé par la fabuleuse team d’Yggdrasil. 🤩

L’organisation logistique

L’inscription au salon

Pour un salon de l’ampleur de la Fête du Chapelier ou d’Yggdrasil, les inscriptions se font UN AN À L’AVANCE pour les exposants présents (nous recevons tous un QR Code pendant la manifestation) et quelques semaines plus tard pour les autres. Donc, si la manifestation vous intéresse, suivez son site de près !

Une fois qu’on est accepté·e, il faut ensuite s’acquitter du montant du stand, répondre aux questionnaires envoyés par les organisateurs pour qu’ils parlent de nous sur les RS (photos, biographie, bibliographie…)

L’aide au montage et démontage

Fut un temps où mes enfants se battaient presque pour venir avec moi en salon. Surtout ceux de la trempe de la Fête du Chapelier. Mais ils ont grandi et ne sont plus disponibles pour le faire. Alors, en amont des gros salons nécessitant pas mal d’allers-retours à la voiture et des heures de montage, je sollicite mon réseau pour trouver, parmi mes abonnés, un·e bénévole qui accepte de m’aider au montage et démontage (à deux, ça va teeeeeeeellement plus vite !! 🤩) contre sa place au salon, un livre dédicacé et un verre partagé au cours de la manifestation.

Merci à tous ceux qui se sont proposés !! Cette fois-ci, ce sera Lauriane qui sera présente pour m’aider à monter vendredi après-midi et à démonter dimanche soir. Mille mercis, Lauriane !!! 🙏

La réservation de l’hôtel

Qui dit déplacement de plus d’une heure trente dit “réservation d’hôtel”. J’ai donc réservé mon hôtel à proximité de l’évènement pour gagner sur les temps de trajet. Les critères d’un “bon” hôtel ?

• un parking gratuit ;
• à proximité du salon et de points de restauration ;
• avec du wifi ;
• avec annulation gratuite jusqu’à quelques jours avant l’évènement (au cas où) ;
• au calme.

Les provisions

En général, en salon, j’ai envie de manger :

• par ennui lorsqu’on attend l’ouverture des portes ou l’arrivée des visiteurs
• ou pour compenser toute l’énergie que je dépense à dédicacer ou à échanger avec les lecteurs

Et vous vous doutez bien que, dans ces cas-là, je n’ai pas nécessairement envie de choses saines… 🙄😅 Sans compter que lorsqu’on est seul·e sur le stand, c’est compliqué de faire la queue aux différents fournisseurs de nourriture présents.

Alors, j’anticipe. J’achète mes salades, des fruits… Bon, et, ok, du chocolat, même si vous ne le voyez pas sur la photo 😁. Une nouveauté : le RedBull. Je sais que c’est très mauvais pour la santé, mais aux premiers signes de fatigue en voiture, j’ouvre une cannette et c’est miraculeux.

 

Repérage des lieux

Ce n’est pas en arrivant sur place qu’il sera le bon moment de chercher la bonne entrée. Donc, on imprime le plan, les pass parking et exposant et on met l’adresse sur son GPS. 😉

Et on repère où se trouve son stand sur le plan normalement transmis par les organisateurs.

Pour la Fête du Chapelier, ce sera facile de me trouver : mon stand est situé face à l’entrée de l’hippodrome, tout en haut du parc. Et je serai entourée de mes deux amis auteurs de chaque côté : Vaël et Sébastien Tissandier. 😊

Charger la voiture

J’essaie souvent de faire cela la veille, pour, le cas échéant, aller acheter ce qui me manquerait en termes de fournitures, avant mon départ. En tout cas, cela commence à faire un sacré déménagement, tous ces livres et décos de stand !! 😅 Il faut d’ailleurs adapter celle-ci en fonction du style du salon (moi, j’ai essentiellement de déco “fantasy”) et de la taille du stand.

Bon, en ce qui concerne la Fête du Chapelier, la barre est très haute pour être à la hauteur de la déco extérieure des stands, donc j’emporte TOUT ce que j’ai !

Les préparatifs liés aux livres

Passer commande des livres qui ne sont plus en stock

Et là, la pro de l’autoédition, elle a complètement foiré son coup. 🙄🤦‍♀️ En fait, j’ai eu deux commandes du tome 2 de Citara qui ne m’ont pas été livrées en mai et juin et qui ont purement et simplement disparu dans la nature. Du coup, comme je n’avais plus de salon avant septembre, je me suis dit “Bon, je vais attendre mi-août pour les recommander, histoire que tout rentre dans l’ordre” (entre-temps, Amazon m’a complètement remboursé ma commande, je vous rassure). Sauf que je ne l’ai pas noté dans mon agenda et je me suis réveillée un peu tard pour recevoir mes exemplaires à temps. 😱

Du coup, croisez très fort les doigts pour moi car ils sont censés arriver aujourd’hui (la veille du salon), chez ma fille qui habite à Lyon. Et si on rate la livraison, il me reste encore le samedi matin pour les récupérer… 🤞

 

Autre déception, je ne suis pas parvenue à publier mon livret de challenge à temps pour la Fête du Chapelier. J’avais sous-estimé le temps nécessaire à changer la mise en forme du livre, d’une part, et le temps consacré à mes accompagnements. Or, j’ai eu à gérer :

• le summer camp sur le lancement : 4 RV en direct, c’était GÉANT 🤩 (mais très chronophage) ;
• les nombreuses demandes de devis pour mon accompagnement reçues ce mois-ci (et je ne vais pas m’en plaindre !) ;
• le rush de dernière minute pour un livre accompagné qui me tient très, très à cœur et qui a nécessité un accompagnement QUOTIDIEN de plusieurs heures parfois, pendant 15 jours ;
• les commandes dans ma boutique en ligne (j’en ai eu pas mal en cette fin du mois d’août !) ;
• la signature et prise en main immédiate de 2 nouveaux accompagnements.

À l’impossible, nul n’est tenu, j’ai dû accepter de décaler ma publication. J’espère que je ne ferai pas trop de déçus parmi vous. 🙏

Mise à jour de l’affichage

Alors, je crois que c’est de cela que je suis le plus fière : d’avoir entièrement refait mes affichages de salon cet été ! 🤩😇

C’est normal, l’équipe d’Yggdrasil veille tellement à ce que tout soit beau et harmonieux que je ne pouvais pas être en reste !! Exit les post-its fuchsia écrits à la main et raturés pour signaler les livres qui sont bientôt en rupture de stock !

Désormais, tous mes visuels de salon se déclinent autour de la même charte graphique. 🥰 Et je dois dire que je suis tellement fan de ces couleurs qu’il n’est pas exclu que ce soit mon site internet entier qui adopte prochainement ces couleurs, qu’en pensez-vous ? 😉

(Et je ne compte pas m’arrêter à ces affichages puisque j’ai bien l’intention d’avancer avec Vaël, pendant ce week-end, sur la mise à jour de TOUS mes marque-pages. Oui oui, TOUS… 😉)

Les préparatifs de l’autrice en vadrouille

Les tenues

Je change de tenue chaque jour, non seulement parce que c’est plus propre, mais aussi pour 1) reconnaître, sur les photos prises à l’occasion de la manifestation, quel jour est concerné en fonction de la tenue et 2) varier l’apparence sous laquelle les visiteurs m’ont déjà vue.

Pour cela, premier réflexe, la météo :

Bon, a priori il va faire chaud… Alors on sort les tenues légères mais, nécessairement dans la thématique de l’imaginaire, car c’est l’une des spécificités des évènements organisés par l’équipe d’Yggdrasil : tous les exposants sont cosplayés, c’est obligatoire.

Et, entre les décors absolument bluffants, les costumes des uns et des autres (les visiteurs ne sont pas en reste !) et le cadre, on passe vraiment un moment hors du temps… 🤩✨🧚‍♀️

Le physique

La règle numéro 1, c’est de BIEN DORMIR LA VEILLE.

Bon, epic fail de mon côté, puisque j’ai eu une urgence à gérer pour l’un de mes accompagnés qui sort son livre tout prochainement et que je n’ai dormi que 4 heures cette nuit. 😜😅 Heureusement que j’ai ma potion magique (voir plus haut) pour le trajet ! Et je me coucherai tôt le vendredi soir, na.

Ensuite, j’ai un rituel quasiment immuable : mon RV chez la coiffeuse avant de prendre la route. Je ne pense pas que les lecteurs achètent mes livres pour ma coiffure, mais moi, je me sens bien plus sûre de moi avec un brushing impeccable et, du coup, ça doit se sentir dans ma manière d’être… 😉

Promis, dès que je sors de mon RV, j’ajoute la photo à cet article ! 😎

Edit : et voilaaaaa !

La communication

Enfin, dernier point des préparatifs, il faut com-mu-ni-quer sur votre présence à l’évènement !

Donc, moi, ce que j’ai fait en sens, même si j’ai un peu manqué de temps pour arriver à tout faire, c’est :

• ajouté un bandeau sur mes profils Twitter et Facebook annonçant mon prochain salon (que je devrai changer dès lundi pour le prochain, hop, rappel mis dans mon application de Bullet Journal ! 😉)
• créé la page évènement associée dans l’agenda figurant sur mon site internet (je suis toujours étonnée de la visibilité de ces pages sur Google, c’est une chouette façon d’être référencée).
• écrit et publié un article, relayé ensuite sur les réseaux sociaux (dans l’idéal, vous ne mettez pas le point final au dit article à 1h de prendre la route, hein… 😜 Hum hum hum).

 

Et voilà, à partir de maintenant, c’est FOCUS 💯% sur la Fête du Chapelier. Qui je verrai là-bas ? 🤩

En attendant, vous avez une mission : me dire ce que vous avez pensé de cet article en commentaire ! 💬⬇⬇⬇